Niniejsza Polityka prywatności (dalej: „Polityka”) zawiera informacje na temat przetwarzania Twoich danych osobowych w związku z korzystaniem z aplikacji CELNA działającej pod adresem internetowym www.celna.tech (dalej: „Aplikacja”).
Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Pragmile sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (adres siedziby: ul. Al. Jerozolimskie 92, 00-807 Warszawa), wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000505278, posiadającą NIP: 1132875316, numer REGON: 14717723300000, posiadającą kapitał zakładowy w wysokości 5000 zł (pięć tysięcy złotych) (dalej: „Administrator”).
Pragmile sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie pełni rolę Administratora w stosunku do danych Usługobiorców, które przekazane zostały przez nich Administratorowi w ramach Umowy (w tym w procesie przed jej zawarciem, podczas jej zawierania i po jej zawarciu).
W stosunku do danych przekazanych Pragmile sp. z o.o. przez Usługobiorcę, działającego jako administrator tych danych, Pragmile sp. z o.o. pełni rolę podmiotu przetwarzającego. Obowiązki Pragmile sp. z o.o. jako podmiotu przetwarzającego oraz prawa osób, których dane są w ten sposób przetwarzane, w stosunku do Pragmile sp. z o.o. szczegółowo określa umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawarta między Pragmile sp. z o.o. a Usługobiorcą.
Kontakt z Administratorem
We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz kontaktować się z Administratorem za pomocą poczty elektronicznej – pod adresem: rodo@celna.tech.
Środki ochrony danych osobowych
Administrator stosuje nowoczesne zabezpieczenia organizacyjne i techniczne, aby zapewnić jak najlepszą ochronę Twoich danych osobowych oraz gwarantuje, że przetwarza je zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej: „RODO”), ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz innymi przepisami o ochronie danych osobowych.
Informacje o przetwarzanych danych osobowych
Korzystanie z Aplikacji wymaga przetwarzania Twoich danych osobowych. Poniżej znajdziesz szczegółowe informacje o celach i podstawach prawnych przetwarzania, a także o okresie przetwarzania oraz obowiązku lub dobrowolności ich podania.
Zawarcie i wykonanie Umowy na dostarczanie Usługi
| Parametr | Wartość |
|---|---|
| Cel przetwarzania | Zawarcie i wykonanie Umowy na dostarczanie Usługi |
| Przetwarzane dane | 1) imię i nazwisko, 2) e-mail, 3) adres poczty elektronicznej, 4) numer telefonu, 5) adres, 6) NIP, 7) inne dane przekazane przez Usługobiorcę |
| Podstawa prawna | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania Umowy korzystania z Aplikacji zawartej z osobą, której dotyczą dane, lub podjęcia działań w celu jej zawarcia) |
Podanie ww. danych osobowych jest warunkiem zawarcia i wykonania Umowy na dostarczanie Usługi (ich podanie jest dobrowolne, lecz konsekwencją ich niepodania będzie niemożność zawarcia i wykonania Umowy).
Administrator będzie przetwarzał ww. dane osobowe do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z Umowy na dostarczanie Usługi.
Przeprowadzenie postępowania reklamacyjnego
| Parametr | Wartość |
|---|---|
| Cel przetwarzania | Przeprowadzenie postępowania reklamacyjnego |
| Przetwarzane dane | 1) imię i nazwisko, 2) adres poczty elektronicznej, 3) nazwa Profilu firmy |
| Podstawa prawna | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie jest niezbędne do realizacji Umowy i realizacji przez Usługobiorcę uprawnień, przyznanych mu na gruncie Umowy) |
Podanie ww. danych osobowych jest warunkiem otrzymania odpowiedzi na reklamację lub realizacji uprawnień Usługobiorcy wynikających z Umowy (ich podanie jest dobrowolne, lecz konsekwencją ich niepodania będzie niemożność otrzymania odpowiedzi na reklamację oraz realizacji ww. uprawnień).
Administrator będzie przetwarzał ww. dane osobowe przez czas postępowania reklamacyjnego, a w wypadku realizacji ww. uprawnień Usługobiorcy – do czasu ich przedawnienia.
Przeprowadzenie postępowania weryfikacyjnego oraz rozpatrywanie odwołań od decyzji w sprawie postępowania z niedopuszczalnymi treściami
| Parametr | Wartość |
|---|---|
| Cel przetwarzania | Przeprowadzenie postępowania weryfikacyjnego oraz rozpatrywanie odwołań od decyzji w sprawie postępowania z niedopuszczalnymi treściami |
| Przetwarzane dane | 1) imię i nazwisko/nazwa, 2) dane kontaktowe, w tym adres poczty elektronicznej |
| Podstawa prawna | art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w tym przypadku obowiązków: zapewnienia mechanizmu zgłaszania niedopuszczalnych treści (art. 16 Rozporządzenia 2022/2065 – DSA), rozpatrywania skarg (art. 20 DSA)) |
Podanie ww. danych osobowych jest warunkiem otrzymania odpowiedzi na zgłoszenie lub realizacji uprawnień Usługobiorcy wynikających z przepisów DSA.
Administrator będzie przetwarzał ww. dane osobowe przez czas postępowania reklamacyjnego, a w wypadku realizacji ww. uprawnień Usługobiorcy – do czasu ich przedawnienia.
Obsługa zapytań składanych przez Usługobiorców
| Parametr | Wartość |
|---|---|
| Cel przetwarzania | Obsługa zapytań składanych przez Usługobiorców |
| Przetwarzane dane | 1) imię, 2) adres poczty elektronicznej, 3) inne dane zawarte w wiadomości do Administratora |
| Podstawa prawna | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w tym przypadku udzielenia odpowiedzi na otrzymane zapytanie) |
Podanie ww. danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu otrzymania odpowiedzi na zapytanie.
Administrator będzie przetwarzał ww. dane osobowe do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania.
Spełnianie obowiązków podatkowych
| Parametr | Wartość |
|---|---|
| Cel przetwarzania | Spełnianie obowiązków podatkowych (m.in. wystawienie faktury VAT, przechowywanie dokumentacji księgowej) |
| Przetwarzane dane | 1) imię i nazwisko/firma, 2) adres zamieszkania/siedziby, 3) NIP |
| Podstawa prawna | art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w tym przypadku obowiązków wynikających z prawa podatkowego) |
Podanie ww. danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu spełnienia przez Administratora ciążących na nim obowiązków podatkowych.
Administrator będzie przetwarzał ww. dane osobowe przez okres 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku za rok poprzedni.
Wypełnienie obowiązków związanych z ochroną danych osobowych
| Parametr | Wartość |
|---|---|
| Cel przetwarzania | Wypełnienie obowiązków związanych z ochroną danych osobowych |
| Przetwarzane dane | 1) imię i nazwisko, 2) podane przez Ciebie dane kontaktowe (adres poczty elektronicznej; adres do korespondencji; numer telefonu) |
| Podstawa prawna | art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w tym przypadku obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych) |
Podanie ww. danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu prawidłowego wykonywania przez Administratora obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych.
Administrator będzie przetwarzał ww. dane osobowe do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń z tytułu naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.
Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami
| Parametr | Wartość |
|---|---|
| Cel przetwarzania | Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami |
| Przetwarzane dane | 1) imię i nazwisko/firma, 2) adres poczty elektronicznej, 3) adres zamieszkania/siedziby, 4) numer PESEL, 5) NIP |
| Podstawa prawna | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w tym przypadku ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami mogącymi powstać w związku z wykonywaniem Umów zawartych z Administratorem) |
Podanie ww. danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami mogącymi powstać w związku z wykonywaniem Umów zawartych z Administratorem.
Administrator będzie przetwarzał ww. dane osobowe do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń.
Zapewnienie prawidłowego funkcjonowania i doskonalenie Aplikacji
| Parametr | Wartość |
|---|---|
| Cel przetwarzania | Zapewnienie prawidłowego funkcjonowania i doskonalenie Aplikacji |
| Przetwarzane dane | 1) data i godzina odwiedzin, 2) user ID, 3) numer IP urządzenia, 4) rodzaj systemu operacyjnego urządzenia, 5) przybliżona lokalizacja, 6) rodzaj przeglądarki internetowej, 7) czas spędzony w ramach Aplikacji, 8) odwiedzone podstrony oraz inne działania podejmowane w ramach Aplikacji |
| Podstawa prawna | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w tym przypadku zapewnienia prawidłowego funkcjonowania, diagnostyki błędów, pomiarów wydajności i doskonalenia Aplikacji) |
Podanie ww. danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Aplikacji.
Administrator będzie przetwarzał ww. dane osobowe do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania.
Administrowanie Aplikacją
| Parametr | Wartość |
|---|---|
| Cel przetwarzania | Administrowanie Aplikacją |
| Przetwarzane dane | 1) adres IP, 2) data i czas serwera, 3) informacje o przeglądarce internetowej, 4) informacje o systemie operacyjnym, 5) adres poczty elektronicznej. Powyższe dane są zapisywane automatycznie w tzw. logach serwera, przy każdorazowym korzystaniu z Aplikacji. |
| Podstawa prawna | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w tym przypadku zapewnienia prawidłowego działania Aplikacji) |
Podanie ww. danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu zapewnienia prawidłowego działania Aplikacji.
Administrator będzie przetwarzał ww. dane osobowe do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania.
Obsługa formularza kontaktowego
| Parametr | Wartość |
|---|---|
| Cel przetwarzania | Obsługa formularza kontaktowego |
| Przetwarzane dane | 1) imię i nazwisko, 2) adres poczty elektronicznej, 3) nazwa firmy, 4) nr telefonu, 5) inne dane zawarte w wiadomości do Administratora |
| Podstawa prawna | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w tym przypadku udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość) |
Podanie ww. danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu otrzymania odpowiedzi na przesłaną wiadomość.
Administrator będzie przetwarzać ww. dane osobowe do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania.
Udostępnianie Opinii o Usługach
| Parametr | Wartość |
|---|---|
| Cel przetwarzania | Udostępnianie Opinii o Usługach |
| Przetwarzane dane | 1) imię, 2) opcjonalnie – inne dane zawarte w Opinii |
| Podstawa prawna | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w tym przypadku udostępnienia Opinii w celach informacyjnych i promocyjnych) |
Podanie ww. danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu dodania Opinii.
Administrator będzie przetwarzał ww. dane osobowe do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania.
Odbiorcy danych osobowych
Odbiorcami danych osobowych będą następujące podmioty zewnętrzne współpracujące z Administratorem:
- a) Microsoft Ireland Operations Ltd. – podmiot odpowiedzialny za hosting infrastruktury systemu Administratora w ramach środowiska Microsoft Azure EU (region Frankfurt); dane przetwarzane będą wyłącznie na serwerach zlokalizowanych na terytorium Unii Europejskiej; Microsoft zapewnia pełną zgodność z RODO oraz z międzynarodowymi standardami bezpieczeństwa informacji (ISO/IEC 27001, SOC 2); w ramach tej usługi przetwarzane będą m.in. dane dotyczące logowania użytkowników systemu CELNA, dane poczty elektronicznej (e-mail client) oraz dane przechowywane w ramach współdzielonych przestrzeni roboczych (SharePoint);
- b) firma świadcząca usługi księgowe;
- c) Clerk, Inc. – podmiot odpowiedzialny za obsługę procesu autoryzacji i uwierzytelniania użytkowników systemu CELNA; dane przetwarzane przez ten podmiot obejmują wyłącznie dane logowania użytkowników (identyfikator, hasło w postaci zaszyfrowanej, tokeny sesji) i są przetwarzane w infrastrukturze zlokalizowanej na terytorium Unii Europejskiej; podmiot nie ma dostępu do danych biznesowych ani dokumentów przetwarzanych w ramach systemu CELNA;
- d) PostHog, Inc. (EU Cloud) – podmiot dostarczający Administratorowi usługę analizy technicznej działania Aplikacji, obejmującej analitykę UX, metadane systemowe oraz wskaźniki użyteczności; przetwarzanie odbywa się w regionie UE (Frankfurt), z pełnym maskowaniem i blokowaniem danych wrażliwych;
- e) Google Ireland Ltd. (Gemini Advanced) – podmiot dostarczający Administratorowi usługi odczytywania, interpretacji i strukturyzacji danych z dokumentów handlowych (np. faktur, list pakunkowych, plików z tłumaczeniami); Administrator korzysta wyłącznie z odpłatnej wersji modelu Gemini, działającej w infrastrukturze europejskiej i nieuczestniczącej w trenowaniu modeli na danych użytkowników; dane przetwarzane są w sposób ograniczony wyłącznie do kontekstu dokumentów przekazanych przez Administratora w ramach realizacji Umowy;
- f) OpenAI, L.L.C. – podmiot dostarczający modele generatywnej sztucznej inteligencji wykorzystywane w funkcjonalnościach analizy, interpretacji oraz strukturyzacji danych dokumentowych w systemie CELNA; przetwarzanie odbywa się w ramach komercyjnych usług API z zastosowaniem mechanizmów wyłączających wykorzystywanie danych użytkowników do trenowania modeli; dane przetwarzane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji funkcjonalności Aplikacji;
- g) Anthropic PBC – podmiot dostarczający modele generatywnej sztucznej inteligencji wykorzystywane do analizy, interpretacji oraz strukturyzacji danych zawartych w dokumentach przetwarzanych w systemie CELNA; dane przekazywane do modeli wykorzystywane są wyłącznie w celu realizacji funkcjonalności systemu i nie są wykorzystywane do trenowania modeli sztucznej inteligencji;
- h) HubSpot, Inc. – podmiot dostarczający usługę zarządzania relacjami z klientami (CRM), obsługi procesów sprzedażowych i komunikacji marketingowej; dane przetwarzane w regionie UE (Frankfurt); podmiot certyfikowany w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework.
Ponadto, dane osobowe mogą zostać przekazane również podmiotom publicznym lub prywatnym, jeśli taki obowiązek będzie wynikał z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, prawomocnego wyroku sądu lub prawomocnej decyzji administracyjnej.
Przekazywanie danych osobowych do państwa trzeciego
Dane osobowe są co do zasady przetwarzane na infrastrukturze zlokalizowanej w Unii Europejskiej.
W zakresie niezbędnym do realizacji Usługi dane mogą być przekazywane do państw trzecich wyłącznie na podstawie mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, w szczególności decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO, w tym EU-U.S. Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych (decyzja Komisji (UE) 2021/914). Przekazanie dotyczy wyłącznie państw, w których podmioty wskazane w sekcji „Odbiorcy danych osobowych” prowadzą działalność operacyjną.
Możesz uzyskać od Administratora kopię danych przekazywanych do państwa trzeciego.
Uprawnienia
W związku z przetwarzaniem danych osobowych, przysługują Ci następujące uprawnienia:
- prawo do informacji, jakie dane osobowe Ciebie dotyczące są przetwarzane przez Administratora oraz do otrzymania kopii tych danych (tzw. prawo dostępu). Wydanie pierwszej kopii danych jest darmowe, za kolejne Administrator może naliczyć opłatę;
- jeżeli przetwarzane dane staną się nieaktualne lub niekompletne (lub w inny sposób niepoprawne) masz prawo zażądać ich sprostowania;
- w pewnych sytuacjach możesz zwrócić się do Administratora o usunięcie swoich danych osobowych, np. gdy:
- a) dane przestaną być potrzebne Administratorowi do celów, o których poinformował;
- b) skutecznie cofnąłeś zgodę na przetwarzanie danych – o ile Administrator nie ma prawa przetwarzać danych na innej podstawie prawnej;
- c) przetwarzanie jest niezgodne z prawem;
- d) konieczność usunięcia danych wynika z ciążącego na Administratorze obowiązku prawnego;
- w przypadku, gdy dane osobowe są przetwarzane przez Administratora na podstawie udzielonej zgody na przetwarzanie albo w celu wykonania Umowy z nim zawartej, masz prawo przenieść swoje dane do innego administratora;
- w przypadku, gdy dane osobowe przetwarzane są przez Administratora na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody na przetwarzanie, masz prawo cofnąć tę zgodę w każdym momencie (cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem);
- jeśli uznasz, że przetwarzane dane osobowe są nieprawidłowe, ich przetwarzanie jest niezgodne z prawem, lub Administrator nie potrzebuje już określonych danych, możesz zażądać, aby przez określony, potrzebny czas Administrator nie dokonywał na danych żadnych operacji, a jedynie je przechowywał;
- masz prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, których podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora;
- masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznasz, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
Pliki cookies
- Administrator informuje, że Aplikacja korzysta z plików „cookies” (ciasteczka), instalowanych w Twoim urządzeniu końcowym. Są to niewielkie pliki tekstowe, które mogą być odczytywane przez system Administratora, a także przez systemy należące do innych podmiotów, z których usług korzysta Administrator.
- Administrator wykorzystuje pliki cookies w następujących celach:
- a) zapewnienie prawidłowego działania Aplikacji;
- b) zwiększenie komfortu korzystania z Aplikacji;
- c) tworzenie statystyk;
- d) prowadzenia działań marketingowych.
- Administrator może umieszczać w Twoim urządzeniu zarówno pliki trwałe, jak i tymczasowe (sesyjne).
- Informacja o plikach cookies wykorzystywanych przez Administratora wyświetlana jest w panelu znajdującym się w górnej części strony internetowej Aplikacji. Możesz włączyć lub wyłączyć pliki cookies poszczególnych kategorii (z wyjątkiem niezbędnych) oraz zmieniać te ustawienia w każdym czasie.
- Dane zbierane za pomocą plików cookies nie pozwalają Administratorowi na Twoją identyfikację.
- Za pośrednictwem przeglądarek możesz sprawdzić, czy na Twoim urządzeniu zostały zainstalowane pliki cookies, jak również usunąć zainstalowane pliki cookies oraz zablokować instalowanie ich w przyszłości.
Postanowienia końcowe
W zakresie nieuregulowanym Polityką, stosuje się powszechnie obowiązujące przepisy o ochronie danych osobowych.
Polityka obowiązuje od dnia 28.04.2026 r.